何のため、誰のため?目的、対象の設定

ゴールと手順を意識しましょう

ここではまず、業務を進める上での前提となる枠組みを作ることから紹介します。業務の目的と対象を設定する際、重要になるポイントとなります。自分の業務を想定しながらポイントを確認していきましょう。
まず、目的設定の重要なポイントととなるのは業務の趣旨の理解です。これには、その業務がなぜ必要になるのかを考える姿勢が必要になってきます。会社や事業の実情を踏まえて業務の背景を考えれば目的設定のヒントが得られるでしょう。次に、自分の担当業務のゴールを設定します。これは、仕事の手順を明確にし、仕事を進める上での方向性を確認するために必ず必要になってくる作業となります。次に、ゴールに至るまでの手順を考えます。この時のポイントは、逆算することです。ゴールにたどり着くには何が必要になるのかを逆算することで業務遂行上効率の良い手順が組み立てられます。結果、業務に取り組む上で対象として設定すべきものが分かってきます。

何が決まって次にどう動くのか?

次は、実際に業務にあたるときのポイントを紹介します。上記のように、既に業務の目的や対象をはっきりさせ、枠組みは作った状態を想定しましょう。
まず、基本的には決めた手順通りに業務を進めることになります。この時、「現場で何が決まって次にどう動くのか?」を意識し、これを基準に行動するとスムーズに仕事ができるでしょう。イレギュラーや修正、案件の追加等が発生した場合、臨機応変な対応が必要となりますが、業務の枠組みさえしっかり出来ていれば、目的や方向性の把握ができている分、比較的柔軟性を持った対応ができるでしょう。実務を進めていく以上は、業務計画の適宜修正は必ず発生します。しかし、業務の枠組みと何が決まったのかが分かっていれば次に何をすべきかは導き出せると思います。